De oplysninger Lolland-Falster Historiske Skyttelaug må registrere om sine medlemmer, er både det man kan kalder 

”sædvanlige medlemsoplysninger” som f.eks. navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, tillidsposter og andre hverv mv. 

Og "personfølsomme oplysninger” som Lolland-Falster Historiske Skyttelaug er også forpligtiget til at indsamle og opbevare fortrolige oplysninger som CPR-nr., straffeattest, m.m. som skal bruges i forbindelse med tilladelser til våbenkøb, m.m.

Lolland-Falster Historiske Skyttelaug kan også registrere oplysninger som f.eks. om et medlems præmieringer, kurser, m.v. 

Når man som Lolland-Falster Historiske Skyttelaug registrerer oplysninger om medlemmerne, følger vi det, der hedder ”god databehandlingsskik”: 

1: Der skal være et klart og sagligt formål med at indsamle oplysningerne. Almindelig registrering af medlemmernes navn, adresse, telefonnummer og fødselsdato 

2: Man må ikke indsamle flere oplysninger end nødvendigt i forhold til formålet 

3: Herudover skal de registrerede oplysninger, man har, være korrekte og relevante og irrelevante oplysninger samt udmeldte medlemmers data skal slettes jævnligt. 

Som udgangspunkt skal det enkelte medlem informeres om, hvad klubbens formål er med at registrere de oplysninger, der bliver indsamlet. 

Hvis Lolland-Falster Historiske Skyttelaug eneste formål med at registrere oplysninger således er almindelig medlemshåndtering så behøver man altså ikke aktivt at fortælle medlemmet dét. 

Hvis der ud over den sædvanlige personkreds i foreningen – bestyrelsen mv. – er andre, der har adgang til de registrerede oplysninger, så er det en god ide at gøre medlemmerne opmærksomme på det. 

Oplysningerne må kun anvendes i overensstemmelse med det formål, som de oprindeligt er indsamlet til. 

F.eks. til håndtering af database og kontingentopkrævning. Hvis foreningen ønsker at videregive (offentliggøre mv.) oplysninger om et medlem eller andre, så skal man spørge den/de pågældende om lov. 

I mange situationer er det praktisk, at medlemmerne kan modtage mail eller sms fra klub eller union. Men hver enkelt skal dog spørges/informeres inden brug af dette. 

Man må dog gerne lægge medlemslisten og div. oplysninger på en lukket side, hvor det ved hjælp af fx. password og adgangskode sikres, at det kun er medlemmerne af foreningen, der har adgang. 

Video og billeder, både på hjemmeside og facebook: 

Ved portrætbilleder skal man altid sørge for at have den portrætteredes samtykke, før man lægger billedet på hjemmesiden. 

Ved situationsbilleder – altså billeder, som har til formål at vise en situation eller aktivitet – så kan disse frit lægges på hjemmesiden, hvis de er harmløse. Men hvis situationen kan krænke en person, der er på billedet, skal man spørge om lov, før man lægger billedet på hjemmesiden. 

F.eks. billeder fra en klubfest, hvor der er blevet ”fanget” et par sjove situationer. 

Ved video skal man have tilladelse fra alle der ”optræder” til at bruge materialet officielt i forbindelse med markedsføring 

Uanset om det er billeder, video el. situationer som man har optaget i klubregi, må det kun bruges officielt, hvis alle der optræder, har givet sit samtykke til brugen i den færdige form. 

Videregivelse af oplysninger om medlemmerne – fx en medlemsliste – til en privat virksomhed, der gerne vil markedsføre produkter over for foreningens medlemmer, kan kun gøres med samtykke fra det enkelte medlem. 

Og som idrætsforening må man heller ikke udsende markedsføringsmateriale på vegne af en virksomhed til medlemmerne, uden at hvert enkelt medlem på forhånd har givet sit samtykke. 

Lolland-Falster Historiske Skyttelaug  skal vedligeholde medlemsoplysninger og irrelevante oplysninger bliver slettet jævnligt.